La organización de un evento musical conlleva un proceso complejo que no concluye con su planificación y realización. Es necesario atender minuciosamente a un gran número de aspectos antes, durante y después de llevarlo a cabo.
La fase de preproducción, es decir, la planificación del evento, es el momento en el que debemos marcarnos unos objetivos claros y el briefing; la fase de producción es el momento de supervisar que todo lo planificado se desarrolle del modo correcto; por último, en la fase de postproducción es necesario hacer un balance de los objetivos marcados y conseguidos y de analizar la valoración del público asistente.
Fase de preproducción: establecer las bases del éxito
Los principales aspectos a tener en cuenta antes de la celebración de un evento son el establecimiento de objetivos, la elaboración del presupuesto, el cálculo de los precios, el lugar y la fecha, la búsqueda de artistas y patrocinadores y las estrategias para la venta de entradas.
Establecimiento de objetivos
Los objetivos de un evento musical no tienen que ser exclusivamente económicos, también pueden ser para la potenciación del prestigio de una marca, para generar nuevos clientes, etc.
Es necesario tener claro desde el principio cuáles son estos objetivos y encauzar todos los esfuerzos hacia su consecución.
Elaborar un presupuesto y establecer precios
Los recursos económicos para celebrar un evento musical son finitos, así que se hace imprescindible saber desde el principio los gastos que nos podemos permitir.
En cuanto al precio de las entradas, es fundamental tener en cuenta el conocido como break even, es decir, el punto en el que los gastos e ingresos se compensen y hagan rentable el evento.
Decidir la fecha y el lugar
No es lo mismo organizar un evento musical un día laborable o un fin de semana. En el primer caso hay que tener en cuenta que el público necesitará irse a casa más temprano (si debe trabajar o estudiar al día siguiente), algo que no ocurre cuando el evento se celebra en viernes o sábado. Consecuentemente, la hora de celebración debe adelantarse entre semana, pudiendo ser más tardde durante los fines de semana.
El aspecto más importante al elegir el lugar del concierto es si se trata de un local cerrado o al aire libre. En el segundo caso hay que tener en cuenta la posibilidad de que las condiciones meteorológicas dificulten su celebración.
Algunos detalles que deben planificarse es la limpieza del lugar, anterior y posterior, los accesos para personas con movilidad reducida, la existencia o no de guardarropías, etc.
Búsqueda de artistas y patrocinadores
La elección del artista o artistas debe estar en relación al público objetivo que se espera que asista al evento. Es recomendable enviar a la agencia o representante de los artistas toda la información acerca del evento.
Una adecuada búsqueda de patrocinadores reducirá notablemente los gastos, que incluso pueden quedar cubiertos con la publicidad de sus marcas.
Estrategias para la venta de entradas
La asistencia de público es lo que marcará, a priori, el éxito o fracaso del evento, por lo que la venta de entradas se convierte en uno de los principales ejes sobre el que giran los conciertos.
Afortunadamente, en la actualidad la venta de entradas no se limitan a las taquillas físicas, siendo la venta online el principal canal.
Fase de producción: cómo garantizar el buen desarrollo del evento musical
Para que el evento se desarrolle como nos hemos marcado en los objetivos es necesario que todo lo relacionado con licencias, seguros y contratos cumpla con la legislación vigente, contar con el suficiente personal, ya sea contratado o voluntario, y establecer una adecuada señalización de acceso al lugar del evento, en el caso de que fuera necesaria.
Fase de postproducción: qué hay que hacer una vez transcurrido el evento musical
El trabajo no termina con la conclusión del concierto. Además de las labores de desmontaje y limpieza, es fundamental realizar un balance de los aciertos y de los errores que se hayan podido realizar con la vista puesta en futuros eventos.
Sin duda, una de las métricas más evidentes es el de los beneficios económicos, tanto por venta de entradas como por el de otros servicios o productos, pero no es el único. Es necesario evaluar el grado de satisfacción de los asistentes. Una de las fórmulas más exitosas para realizar este tipo de sondeo es el envío de e-mails de agradecimiento por su asistencia que incluyan preguntas sobre su valoración del evento. Además de la valiosa información que proporcionan estas encuestas, son un excelente medio de fidelización.
A grandes rasgos, los puntos que te hemos mencionado son los más importantes a la hora de llevar a cabo un concierto, aunque no son los únicos. La trayectoria de un evento musical es un largo recorrido en el que hay que atender hasta los más mínimos detalles, desde su gestación hasta después de su celebración.
